[App Store] Мои командировки — скажи нет бумажной волоките + 5 промокодов

Для тех, кто часто находится в командировках, появилось приложение «Мои командировки», которое наверняка поможет сэкономить время при подготовке отчетов для бухгалтерии.

Принцип работы программы простой: вводишь информацию один раз и она появляется во всех отчетах автоматически.

Судя по App Store, первые версии «Мои командировки»  были выпущены в декабре 2011 года только для iPad, но уже сейчас доступна версия 2.0 с поддержкой iPhone. 

Что же в приложении привлекательного? Чтобы ответить на вопрос, предлагаю присмотреться к приложению внимательнее. Разработчики на сайте обещают следующее:

• Создание отчётов о командировке с вводом минимально необходимой информации о поездке;
• Ввод общих для всех отчётов данных один раз;
• Создание очередного отчёта на основе предыдущей похожей поездки;
• Добавления расходов для авансового отчёта;
• Создание отчётов в виде файлов с расширением .xlsx и.docx, что удобно для дальнейшей работы с файлами в случае необходимости.

Давайте проверим каждый пункт из этого списка.

1. Создание отчета о командировке

Итак, перед нами главный экран приложения, который делится на 2 части. Слева - список командировок, справа - содержание командировки. Интерфейс стандартный, поэтому начинать работать с программой можно сразу. Несмотря на это, авторы предусмотрели справку по программе. Вызвать ее можно, нажав на кнопку «?». 

Рис. 1. Главный экран приложения. Версия для iPad и iPhone.

Нажмите на кнопку «+», чтобы создать командировку. Щелкните на только что созданную командировку и справа отразятся ее детали.

При заполнении группы полей «Откуда» и «Куда», командировка изменит название.

Например, если вы едите из Калининграда во Владивосток, командировка будет называться «Калининград — Владивосток».

Название командировки можно изменить, нажав на иконку «Действие» и выбрав пункт «Переименовать». 

Рис. 2. Переименование командировки

Далее вводим даты начала и конца командировки. По умолчанию сегодняшний день считается днем отъезда, а послезавтра - днем возвращения. Вот и всё! Уже сейчас можно отправить отчет на e-mail.

Рис. 3. Создание отчета по командировке. Версия для iPad и iPhone.

Оставшиеся поля заполняются по мере необходимости.

Если какое-либо поле  приложения не заполнено, то в соответствующем поле отчета информация будет отсутствовать.

Рекомендую заполнить все поля, чтобы свести к минимуму ручную работу по оформлению отчета.

2. Общие данные для всех отчетов

Для начала разберемся, какие данные являются общими для всех отчетов. Нажимаем на кнопку в виде шестеренки и попадаем в экран настроек. 

Рис. 4. Общие данные для отчетов. Версия для iPad и iPhone.

Перед нами открываются следующие пункты: ФИО, наименование организации, структурное подразделение, табельный номер, должность сотрудника.

Далее следует группа полей, которая относится к лицам, подписывающим отчет.

Эти данные будут присваиваться соответствующим пунктам отчетов автоматически при генерации отчетов в виде файлов.

3. Когда командировки регулярны

Предположим, на прошлой неделе вы ездили в командировку из Санкт-Петербурга в Москву, и на этой неделе вы поедете снова по такому же маршруту. Скорее всего, различий в отчетах не будет, кроме даты отъезда и возвращения. Поэтому в приложении можно просто скопировать командировку и поменять даты.

Чтобы сделать копию, выберите командировку и нажмите на кнопку «Действие». В появившемся меню нажмите на «Сделать копию». Введите название копии на свое усмотрение. Готово. Осталось только изменить даты и отчет готов к отправке!

4. Учёт расходов

Похлеще любого теста на внимательность - это отчет по расходам в командировке. Сумму расходов необходимо вписывать во множество полей. Кроме того, в некоторые поля сумму нужно вписать прописью. Чтобы не заполнять отчет в обнимку с калькулятором, в программе предусмотрена функция добавления расходов. 

Рис. 5. Список расходов. Версия для iPad и iPhone.

Чтобы добавить пункт расхода, выделите командировку и прокрутите экран вниз до блока «Расходы».

Нажмите на кнопку «Добавить» и заполните 4 поля: дата, номер документа, наименование документа и потраченная сумма.

Приложение само просуммирует все расходы и заполнит прописью пункты в итоговом отчете.

5. Экспорт в .DOCX и .XLSX

Ну вот и всё: поля заполнены и осталось только получить отчет в виде файлов. Для этого выберите пункт «Отправить отчет» в списке действий. При этом откроется окно стандартного e-mail клиента, в котором можно увидеть прикрепленные файлы отчета. Осталось открыть письмо на компьютере, распечатать вложенные файлы и отдать на подпись!

Рис. 6. Отправка отчета по почте. Версия для iPad и iPhone.

Резюмируя, можно сказать, что приложение соответствует своему описанию в App Store и решает задачи по оформлению отчетов. Да, оно не избавит вас от ввода данных по командировке, но, по сравнению с ручным заполнением отчетов, существенно сэкономит время.

 Рекомендуем «Мои командировки» всем, кто по долгу службы проводит время в командировках. 

Приложение участвует в конкурсе - первые 5 читателей, которые отправят ссылку на данный обзор в свой Twitter и отпишутся об этом в комментариях получат «Мои командировки» бесплатно.